Note de frais.
Gérez vos notes de frais en toute simplicité avec une solution entièrement digitalisé.
Un processus simplifié pour vos employés.
La gestion des notes de frais peut être complexe. Avec Abacus, les collaborateurs peuvent soumettre leurs dépenses en quelques clics, directement depuis leur smartphone ou ordinateur.
Saisie rapide et facile
Les employés saisissent leurs frais en ligne, accompagnés de pièces justificatives numérisées.
Gain de temps pour la comptabilité
Les notes sont automatiquement synchronisées avec les systèmes de gestion comptable et RH.
Contrôle des coûts en temps réel
Visualisation des frais en cours et gestion des budgets de manière proactive.
Fonctionnalités principales.
Saisie mobile avec intégration des justificatifs
Workflow de validation automatisé
Intégration directe avec la comptabilité et les RH
Suivi des budgets et rapports en temps réel
Une flexibilité pour tous les types de dépenses
Repas d’affaires ou dépenses courantes, le système de gestion des notes de frais est conçu pour s’adapter à tous les types de dépenses. Les règles de validation peuvent être configurées en fonction de vos besoins internes, garantissant une conformité complète avec vos politiques d’entreprise.
Digitalisation complète et traçabilité
Toutes les notes de frais soumises sont enregistrées et traçables dans le système. Les managers peuvent approuver les demandes en ligne, et les employés reçoivent des notifications automatiques à chaque étape, éliminant ainsi les pertes de temps et les erreurs potentielles.
Pourquoi choisir Abacus pour la gestion des notes de frais ?
Parce que vous méritez une solution moderne qui vous fait gagner du temps et garantit une gestion fluide des frais. Abacus vous offre une plateforme complète, simple à utiliser, qui automatise les processus tout en assurant un contrôle financier optimal.
Vous êtes intéressé.e ?
Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller individuellement.
Les réponses à vos questions.
Comment fonctionne la gestion des notes de frais avec Abacus ?
La gestion des notes de frais d'Abacus permet aux employés de soumettre leurs dépenses professionnelles en ligne, de télécharger des justificatifs, et de suivre l'approbation en temps réel. Le système automatise les validations et les intégrations avec la comptabilité pour simplifier le processus.
Quels types de frais peuvent être gérés via le système Abacus ?
Le système Abacus prend en charge tous les types de frais professionnels, y compris les déplacements, les repas, l’hébergement, et bien plus. Vous pouvez configurer des catégories spécifiques pour chaque type de dépense en fonction des besoins de votre entreprise.
Puis-je soumettre mes notes de frais depuis un smartphone ?
Oui, la solution Abacus est entièrement compatible avec les appareils mobiles. Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais et télécharger des justificatifs directement depuis leur smartphone via l'application dédiée.
Comment les notes de frais sont-elles approuvées ?
Abacus utilise un workflow de validation automatisé. Une fois que la note de frais est soumise, elle est automatiquement envoyée à la personne responsable de l'approbation, qui peut la valider en ligne. Le processus est entièrement traçable et transparent.
Le système est-il sécurisé ?
Oui, Abacus garantit que toutes les informations relatives aux notes de frais sont traitées de manière sécurisée. Les données sont protégées par des protocoles de sécurité avancés pour assurer la confidentialité et l'intégrité des informations.
Comment la gestion des notes de frais s'intègre-t-elle avec la comptabilité ?
Une fois les frais approuvés, les données sont automatiquement transférées au module de comptabilité d'Abacus. Cela permet une intégration sans faille, évitant la double saisie et réduisant les risques d'erreurs comptables.
Est-il possible de définir des règles pour la soumission et l’approbation des frais ?
Oui, Abacus permet de configurer des règles personnalisées pour chaque type de dépense et chaque département. Vous pouvez définir des plafonds de dépenses, des étapes de validation spécifiques et des règles de conformité pour assurer que vos politiques internes sont respectées.